Letter from Attendance Coordinator, Courtney Black. Updated September 11, 2023
Hi MS 839 families! I hope everyone is having a great start to the new year!! My name is Courtney, and I’m sure you have either seen or heard me in the mornings greeting the kids outside, or have received an email from me. Like many of us here at 839, we wear many hats, however, my main job (in addition to supervising lunch periods) is that of attendance coordinator.
I wanted to break down and clarify our attendance policies and procedures.
Last year, and for many years (since I started in 2019), our school utilized an outside software platform to alert families that their child was marked absent or late to school. This program was costing us tons of money and with budget cuts so when the DOE rolled out their attendance/grading platform- GAMA (which is free!) we switched software and now use the DOE software. If you have received an email alerting you that your child has been marked as absent- the alert you are receiving is from this software.
Let’s get into our attendance procedure!
Attendance is taken EVERY day by your child(s) CREW LEADER during our morning meeting. Morning meeting (MM) starts at 8:50 and ends at approximately 9:00. Please note: our doors open for breakfast between 8:00-8:20am and then we let all other students into the building at 8:40am to make their way up to the 2nd floor, find their crew, and get comfortable!
We set the tone for our community by respecting the space we hold together in morning meetings, therefore students who are NOT in morning meeting by 8:50 sharp are held downstairs with Adi, myself, or Leah until MM dismisses, which is when we send our late kids to 1st period. We have an iPad and take down every student’s name who arrives after 8:50- so that we can reverse the “absence” to a “late”.
However, I must note (this is important!) that when your student is not in MM, and their crew leader doesn’t physically see them, they get marked as absent which triggers the DOE to send out the email. Although, I do reverse attendance the same day, you will still get that email (which can be alarming and frustrating!!). This is why we urge all students to get to school before 8:50 every day to avoid the concern.
If you have any questions or concerns regarding attendance, I am always happy to help and you can reach me directly at courtney.black@ms839.org.
Thank you so much!
-Courtney
Hola familias de MS 839! Espero que todos estén teniendo un gran comienzo de año nuevo!! Mi nombre es Courtney y estoy segura de que me han visto o escuchado por las mañanas saludando a los niños afuera, o han recibido un correo electrónico mío. Como muchos de nosotros aquí en 839, desempeñamos muchas funciones; sin embargo, mi trabajo principal (además de supervisar los períodos de almuerzo) es el de coordinador de asistencia.
Quería desglosar y aclarar nuestras políticas y procedimientos de asistencia.
El año pasado, y durante muchos años (desde que comencé en 2019), nuestra escuela utilizó una plataforma de software externa para alertar a las familias que su hijo fue marcado como ausente o tarde a la escuela. Este programa nos estaba costando toneladas de dinero y con recortes presupuestarios, por lo que cuando el DOE lanzó su plataforma de asistencia/calificación: GAMA (¡que es gratuita!), cambiamos de software y ahora usamos el software del DOE. Si recibió un correo electrónico avisándole que su hijo ha sido marcado como ausente, la alerta que está recibiendo proviene de este software.
¡Entremos en nuestro procedimiento de asistencia!
La asistencia se toma TODOS los días por el LÍDER DEL EQUIPO de su(s) hijo(s) durante nuestra reunión de la mañana. La reunión de la mañana (MM) comienza a las 8:50 y finaliza aproximadamente a las 9:00. Tenga en cuenta: nuestras puertas se abren para el desayuno entre las 8:00 y las 8:20 a. m. y luego dejamos que todos los demás estudiantes entren al edificio a las 8:40 a. m. para subir al segundo piso, encontrar a su equipo y ponerse cómodos.
Establecemos el tono de nuestra comunidad respetando el espacio que mantenemos juntos en las reuniones de la mañana, por lo tanto, los estudiantes que NO están en la reunión de la mañana a las 8:50 en punto son retenidos abajo con Adi, yo o Leah hasta que MM salga, que es cuando enviamos nuestros hijos tardíos al 1er período. Tenemos un iPad y anotamos el nombre de cada estudiante que llega después de las 8:50 para que podamos revertir la “ausencia” a “tarde”.
Sin embargo, debo señalar (¡esto es importante!) que cuando su estudiante no está en MM y su líder de equipo no lo ve físicamente, se lo marca como ausente, lo que hace que el DOE envíe el correo electrónico. Aunque invierto la asistencia el mismo día, aún recibirás ese correo electrónico (¡lo cual puede ser alarmante y frustrante!). Es por eso que instamos a todos los estudiantes a llegar a la escuela antes de las 8:50 todos los días para evitar preocupaciones.
Si sabe que su hijo estará ausente por cualquier motivo, envíeme un correo electrónico a attendance@ms839.org (tengo un rastreador separado para eso) con el NOMBRE y APELLIDO de su hijo, para que la ausencia pueda codificarse correctamente en nuestro sistema. Si su estudiante llega TARDE a la escuela, después de la salida de MM (en cualquier momento entre las 9:00 y las 9:08), y no nos ve a Adi, a mí o a Leah abajo en el patio, debe pasar por la oficina principal (4to piso, RM 420 ) para iniciar sesión y obtener un pase tardío. Si su hijo tiene notas del médico sobre su ausencia, ¡pídale que se las entregue a Courtney en la oficina principal!
Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre la asistencia, siempre estaré feliz de poder ayudar y puede comunicarse conmigo directamente en courtney.black@ms839.org.
¡Muchas gracias!
-Courtney